حلول لأهم الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تؤدي إلى فشل اجتماع – حتى يتمكن التربويون من تحقيق الاستفادة القصوى من وقتهم و بشكل تعاوني.
تم ترجمة هذه المقالة من النص الأصلي باللغة الإنجليزية “Making Meetings Work”.
تاريخ النشر:٤ مايو ٢٠١٨
الترجمة: Sami Siam
مراجعة: Aseel Natsheh
تعتبر علاقة التربويين بالاجتماعات علاقة متوترة نوعا ما. فمعروف عن كل من المعلمين ومديري المدارس والمسؤولين التربويين أن وقتهم محدود، كما أنهم في كثير من الأحيان يفقدون الأمل في التعاون والتواصل ، مع العلم أن هذه الشراكات هي مفتاح النمو المهني والرفاهية للتربويين ، وفي نفس الوقت تعمل على تسهيل تقديم الخدمات التي تساعد الطلاب على التعلم والتعلم والنمو.
وبالنسبة لميسري الاجتماعات في كافة المستويات ، يمكن لهذه الفجوة بين الواقع والطموح أن تخلق نوعا من الضغوط الهائلة وذلك بسبب سعي التربويين للتأكد من أن الاجتماعات تتسم بالكفاءة والجدوى – دون حدوث مفاجآت و أنشطة مربكة.
في ما يلي يتم استعراض كيفية عمل ميسري الاجتماعات خلال اللحظات الصعبة في الاجتماعات وكيفية تجنب الأخطاء الشائعة وتحقيق أقصى استفادة من وقتك مع أفراد مجموعتك. تأتي هذه الأفكار من مقال بعنوان: تحقيق أقصى استفادة من وقت العمل التعاوني للمعلمين ، وهو كتاب مفيد من تأليف كاثرين باركر بودت و إليزابيث سيتي مليء بالنصائح والاستراتيجيات اللازمة لعقد اجتماعات أفضل.
اجعل التركيز بعيدا عنك شخصيا. اسأل أسئلة مفتوحة، انتظر الردود. قم بتدوين الملاحظات أثناء حديث المجتمعين، مما قد يشجع المزيد من الأشخاص على التواصل بصريا من خلال الأعين ويشجع على التحدث مع بعضهم البعض.
التحديات المشتركة – والحلول – لميسري الاجتماعات
عندما يكون هناك صمت خلال الاجتماع : كأن تكون طرحت سؤالا أو اقترحت فكرة ما ، وبعد ذلك لم تتلقى أي ردود….ماذا بعد؟
- قم بالعد إلى العشرة. من السهل أن تعتقد أن فترة الصمت طالت أطول بكثير مما هي عليه بالفعل ، وقد تحتاج مجموعتك فقط إلى وقت للتفكير في ما طرحته من سؤال أو فكرة. كما أن إعطائهم 10 ثوانٍ على الأقل سيشجع أولئك الذين يحتاجون إلى المزيد من الوقت للتحدث.
- ذكّر مجموعتك بأن الصمت أمر جيد ، وأنك مرتاح لإعطائهم وقت للانتظار. هذا يشير إليهم أنك تريد أن تسمع ردودهم. وأنك لن تجيب على هذا السؤال بنفسك.
- إذا بقيت المجموعة هادئة ، قم بالتدخل. اسأل ، “لماذا هذا الهدوء؟ هل تفكرون جميعا؟ هل تشعرون بالتشويش؟ هل أنتم غير مهتمين بما تم طرحه؟ فربما تدرك أن ما تم طرحه ليس واضحًا بشأن هذا السؤال ، أو أنه يشتتهم بسبب مشكلة أخرى.
- أحيانًا تكون المجموعات هادئة لأنها تواجه مشكلة في متابعة المناقشة. توظيف الأدوات والوسائل البصرية – ملاحظة الخيارات المعروضة على اللوح، إعطاء رؤوس عناوين – يمكن أن يساعد أن يكون له تأثير إيجابي..
ماذا لو لم يكن النشاط المخطط ينفذ بالشكل المخطط له؟: لقد خططت وحضرت وقدمت بإثارة ، ولكن النشاط الذي طلبت من مجموعتك تنفيذه لم يكن مجديا فماذا ستفعل؟
- إذا كنت لا تملك الوقت الكافي، فقد يكون من الأفضل ترك النشاط ينفذ كما هو ، وحاول إنهائه في أقرب وقت ممكن. احصل على التغذية الراجعة من الفريق في نهاية الاجتماع حول الأخطاء التي حدثت.
- إذا كانت مدة الاجتماع أطول ، فاطلب المساعدة بشكل خاص. قد يكون ذلك خلال الاستراحة ، اطلب من أحد المشاركين أو أحد أعضاء المجموعة المساعدة حول ما تعتقد أنه قد يساعدك. ففي كثير من الأحيان ، قد يكون شخص آخر في المجموعة قد لاحظ خلل ما لم تكن أنت قد لاحظته.
- طلب المساعدة علنا. قل لمجموعتك ، “يبدو أننا نتحدث في دائرة مغلقة. ما الذي يمكن أن يساعدنا جميعًا في التعمق أكثر؟ “ثم اقتراح أن يأخذ الجميع استراحة لمدة 10 دقائق – والعودة للاجتماع مع اقتراح حلول للخروج بالمجموعة من الدائرة المغلقة ، وما يجب فعله حيال ذلك.
عندما تكون أنت محور ومركز الاجتماع: فأنت تتكلم معظم الوقت ، أو يبدو أن مجموعتك تعتمد عليك للحصول على الحلول. كيف يمكنك جعل الاجتماع أكثر مرونة و توازناً؟
- الفت الانتباه بعيدا عنك. اسأل أسئلة مفتوحة وانتظر الردود من المشاركين. قم بتدوين الملاحظات أثناء حديث الزملاء ، مما قد يشجع المزيد من الأشخاص على الاتصال بالعين والتحدث مع بعضهم البعض. أو جرّب عكس ذلك: انظر إلى أشخاص محددين قد يكونون مستعدين للحديث ويشجعهم البدء بالحديث. قم بوضع يدك أسفل ذقنك أو خذ شربة ماء – مما يشير إلى أنك لن تتحدث على الفور.
- كن شفافًا بشأن ما يحدث خاطبهم قائلا : “حاولوا التحدث مع بعضكم البعض ، وليس معي” ، “هذه محادثة جماعية ، لذلك أود أن أطرح هذا السؤال على المجموعة”.
عندما يكون هناك خمول في طاقات المجتمعين: غالباً ما تتزامن الطاقة المنخفضة لدى الأفراد مع إنتاجية منخفضة. كيف يمكنك تعديل الجو العام؟
- خذ استراحة لمدة 5 أو 10 دقائق ، خاصة إذا كنت تجلس لأكثر من 90 دقيقة. اجعل الجميع يتحدثون ، وذلك باستخدام نشاط مشترك ثنائي أو من خلال تنفيذ نقاش للمجموعات الصغيرة.
- اجعلهم يتحركون. اطلب من المجتمعين مناقشة الأفكار داخل قاعة الاجتماع والتنقل وأعطهم الفرصة للتعرف إلى أفكار بعضهم البعض.
- أو جرِّب دعوة الأشخاص للتحدث مع شخص لم يعملوا معه بعد ، وإبعادهم عن الأشخاص الذين يجلسون بجوارهم.
- نفذ بعض الأنشطة الترفيهية. إرم كرة لمن يريد أن يتحدث ، أو قم بعمل تحفيز سريع ، أو العب لعبة كلمات.